Regler och villkor

Single sourcing sänker kostnaderna

Många företag och organisationer publicerar innehåll i många format och kanaler, exempelvis på nätet, som broschyrer, användarhandböcker och serviceinstruktioner. Hur håller man kommunikationen tydlig och enhetlig när man sprider sin information på så många plattformar?

Publicerad 2016-08-22

Om innehållet har skapats endast för en kanal, leder detta till problem om man vill använda innehållet någon annanstans. Det kan till exempel vara svårt att senare publicera texter i en tryckt användarhandbok på nätet. Texten behöver i alla händelser redigeras och sparas om i ett annat textformat. Problemet löses när innehållet och publiceringsformatet lösgörs från varandra med single sourcing-metoden. ”I en idealisk värld skulle alla som har texter i olika kanaler och har ett återkommande kommunikationsbehov dra nytta av single sourcing”, säger Henri Sutinen, projekt- och kvalitetschef på Semantix i Finland

Vad är single sourcing? 

Single sourcing är en metod för teknisk dokumentation där informationen bryts ner i små element eller moduler, och samlas i en databas. En modul kan innehålla en beskrivning av till exempel en enskild funktion i apparaten. Det är enkelt att snabbt plocka samman nya publikationer av modulerna. 

Single sourcing-metoden gör kommunikationen tydlig och enhetlig om samma texter upprepas ofta i ett företags material. 

Oftast används single sourcing i storföretag, eftersom de har de nödvändiga resurserna. Det kan ändå vara bra för små och medelstora företag att dra nytta av kärnprincipen i single sourcing: samma saker beskrivs på samma sätt oberoende av publiceringskanal

Det är mödan värt 

Single sourcing förutsätter noggrannhet. Det material som sparas i databasen ska sorteras korrekt och förses med taggar som definierar strukturen för informationen. 

Informationen kan dock inte brytas ner hur som helst, utan modulerna ska gå att förstå när de står ensamma och läsas i vilken ordning som helst. Det går inte att skriva ”som tidigare konstaterades” i en modul. Om ett fel smyger in sig i modulen, upprepas det i alla dokument där modulen används. 

Att skapa databasen kräver tid och teknisk kompetens, men ett omsorgsfullt utfört arbete sparar tid och kostnader i framtiden för företaget. 

Fem användarhandböcker till 40 språk – kaos eller ett praktiskt översättningsprojekt? 

Arbetet lönar sig mångfalt, när ett företag börjar översätta material med många upprepningar. Ett företag kan ha fem apparater med sina egna rengöringsinstruktioner. 

”Även om apparaterna ska rengöras på samma sätt, kan instruktionerna ha skrivits på lite olika sätt, säger Henri. ”Om fem användarhandböcker sedan översätts till 40 språk, översätts var och en på lite olika sätt. Det skapas 200 dokument med olika formuleringar.” 

Om alla fem instruktionsböcker plockas ihop från samma moduler, behöver översättaren bara översätta den första. Översättningen av de fyra andra instruktionsböckerna hämtas därefter automatiskt från översättningsminnet – och kunden behöver endast betala för en översättning. 

Förutom pengar sparas tid och möda. 

”I värsta fall frågar 40 översättare, vad skillnaden mellan rengöringsvätska och rengöringsmedel är, fastän den enda skillnaden i verkligheten är att olika personer skriver instruktionerna, utan att känna till varandra”, säger Henri. 

Och det bästa är att översättningarna blir billigare, eftersom det i stor utsträckning går att utnyttja tidigare översättningar.

Senaste bloggposter

Kakor, Kekse, μπισκότα, galletas, keksit, keksi, печенье, 曲奇饼, cookies

Kärt barn har många namn. Kakor är små textfiler som sparas i din dator/telefon och med hjälp av dom kan vi göra din besök på våran hemsida ännu bättre. Om du fortsätter att använda sidan så tillåter du detta.

Här kan du läsa mer om cookies och hur du tar bort dem