GDPR och översättning


EU:s dataskyddsförordning, General Data Protection Regulation (GDPR), trädde i kraft som svensk lag den 25 maj 2018. I dagens digitala värld bör datasäkerhet vara en central del av varje affärsstrategi.

Vad behöver du tänka på när det gäller GDPR och översättning? Fortsätt läsa så får du veta mer om hur Semantix kan hjälpa dig.

Vill du prata med oss? Ring oss på +46 770 45 74 00 eller fyll i dina kontaktuppgifter i formuläret.

Varför har den allmänna dataskyddsförordningen instiftats?


GDPR syftar till att modernisera det nuvarande datasskyddsdirektivet och innebär att nya dataskyddsregler införs i Sverige. Den viktigaste aspekten av GDPR är att privatpersoner får nya rättigheter. Därmed ställs det nya krav på företagen. Med insamlingen av personuppgifter följer ett stort ansvar för ditt företag, och ni måste tillämpa processer som garanterar att ni värnar om kunderna i enlighet med de krav som nu har införts.

Vem måste ta hänsyn till GDPR?

En av de viktigaste förändringarna med GDPR är att den europeiska lagstiftningen får större omfång. Det nya regelverket gäller alla företag som hanterar och samlar in uppgifter från EU-invånare. Vissa sektorer påverkas dock mer än andra.

Advokatbyråer som hanterar stora mängder personuppgifter, som dessutom ofta är känsliga och konfidentiella, måste till exempel implementera GDPR för att säkerställa att uppgifterna är tillräckligt skyddade. Olika företag måste följa olika aspekter av dataskyddsförordningen beroende på storlek och hur de hanterar kunduppgifter

Vad måste göras?

Processer måste anpassas så att de överensstämmer med lagstiftningen. De som inte följer den kommer att tilldömas hårda straff. Alla företag borde redan ha påbörjat anpassningen till den nya dataskyddsförordningen. Alla bör också hålla utkik efter potentiella överträdelser som lätt kan gå under radarn – till exempel översättningsrutiner – både före och efter att GDPR träder i kraft.

Ett viktigt steg på vägen är att översätta nödvändiga dokument.

Vilka dokument måste översättas?


Syftet med GDPR är att företag ska bli mer transparenta för sina kunder. Er målsättning bör vara att ge kunderna all information de behöver för att kunna fatta välinformerade beslut om ert företag som tjänsteleverantör. Informationen bör omfatta alla produkter och tjänster med relevans för säkerhet, integritet, insyn, lagefterlevnad och samhällsansvar (CSV).

Företaget måste också ha en integritetspolicy som beskriver vilka uppgifter ni samlar in om kunder och webbplatsbesökare, hur och varför ni samlar in och använder dessa uppgifter samt hur ni säkerställer kundernas rättigheter enligt dataskyddsförordningen. Ni måste alltid inhämta samtycke innan ni skickar ut nyhetsbrev eller enkäter. Kunderna måste dessutom kunna se vilka uppgifter om dem ni har och på ett enkelt sätt kunna be er att radera uppgifter.

Integritetspolicyn måste översättas. Om företaget är internationellt bör ni överväga att översätta allt material som bidrar till att kunden får tillräcklig insikt i verksamheten. För att kunden ska kunna fatta ett välgrundat beslut om ert företag som tjänsteleverantör måste informationen vara lättbegriplig. Därför är översättning nödvändig.

Översätta till engelska?

Även om engelska uppfattas som det dominerande språket inom det internationella näringslivet räcker det inte nödvändigtvis med att GDPR-dokumenten översätts till detta språk. Om medarbetarna på ert företag pratar olika språk, och om ni riktar er till en internationell marknad, bör er information finnas tillgänglig på medarbetarnas och kundernas respektive språk för att GDPR-kraven ska uppfyllas. Kunden ska enkelt kunna förstå hur ni behandlar personuppgifter, och om de inte förstår engelska har ni ett problem.

En undersökning som genomfördes av Common Sense Advisory 2014 visar hur viktigt det är att webbplatser översätts till de lokala språken i de länder företagen verkar. Över 3 000 deltagare i tio olika länder deltog i undersökningen. Syftet var att testa hypotesen om att försäljningen ökar om produktinformationen står på besökarnas modersmål. 

Detsamma gäller om du arbetar på ett företag där medarbetarna pratar flera olika språk. Om informationen inte formuleras på olika språk kan missförstånd lätt uppstå mellan medarbetare och kunder. Information på det lokala språket ökar förståelsen och skapar dessutom tillit mellan medarbetare och kunder.

Vilka språk integritetspolicyn och eventuella andra relaterade dokument bör översättas till beror på vilken marknad ni verkar på och vilka marknader ni vill nå i framtiden. Om ni till exempel har planer på att expandera till USA kan det vara smart att översätta dokumentationen till spanska, eftersom spanska är landets näst mest talade språk. Beroende på vilken kundgrupp ni vill nå kan spanska därför vara ett alternativ till engelska och dessutom fungera som dörröppnare till andra spansktalande länder

Vad händer om ni inte följer GDPR-reglerna?

Om reglerna inte följs måste detta anmälas senast 72 timmar efter att det har uppdagats. Annars riskerar ni böter på upp till 20 miljoner euro.

Om ni bryter mot GDPR-reglerna riskerar ni dock inte bara att tvingas betala ett gigantiskt bötesbelopp. Ni förlorar även kundernas och medarbetarnas förtroende. Alla brott mot lagstiftningen kommer att registreras och vara sökbara på internet. Det kan försämra kundlojaliteten och därmed hämma tillväxten. Dessutom kan det leda till misstro och osäkerhet bland medarbetarna, vilket i sin tur kan resultera i uppsägningar.

I värsta fall står ni där med ekonomiska förluster och utan medarbetare. Och ni får ingen andra chans.

Hur kan Semantix hjälpa er att hantera GDPR?

Undvik missförstånd och felinformation

Om du arbetar på ett internationellt företag är det viktigt att GDPR-dokumentationen översätts professionellt. Detta för att varje arbetsgivare ska förstå hur företaget uppfyller de nya lagkraven och för att kunderna ska känna sig omhändertagna.

Semantix erbjuder professionell översättning till och från över 175 språk, och vi strävar alltid efter att hitta den översättare som passar bäst för just er och er verksamhet. När du beställer från oss får du tillgång till våra specialiserade projektledare som är tillgängliga när du behöver dem.

Effektiviserar dina översättningsprojekt

Om ni regelbundet har behov av professionella översättningar och andra språktjänster rekommenderar vi att ni använder vår översättningsplattform - hubben. Att beställa översättningar har aldrig varit enklare, och ni får snabbt överblick över alla era översättningsprojekt.

Vad har Semantix gjort för att följa GDPR?

Semantix har under lång tid arbetat kontinuerligt med att efterleva den allmänna dataskyddsförordningen. Ett dedikerat dataskyddsteam har sett till att alla avdelningar i vårt företag har deltagit i arbetet. Vi har t.ex. utbildat våra medarbetare i den allmänna dataskyddsförordningen, uppdaterat interna rutiner, uppdaterat vår integritetspolicy och våra regler och villkor och skapat formuläret "Right of the Data Subject" (den registrerades rättigheter) på vår webbplats. Du kan läsa mer om vårt arbete och våra rutiner gällande den allmänna dataskyddsförordningen här.